Comment les PDG gèrent-ils leur temps?

Être PDG n’est pas de tout repos et une question cruciale se pose rapidement: comment gérer son temps? Une équipe de Harvard a tenté de répondre à cette question en suivant de près 27 PDG et en surveillant leur activité pendant un trimestre.

Les dirigeants participant à la recherche de la Harvard Business School sont à la tête de grandes entreprises cotées en Bourse dont les revenus annuels avoisinent en moyenne les 13,1 milliards de dollars américains.

L’étude ressort avec quelques conseils, dont certains sont aussi applicables à nous, qu’on soit en début de carrière ou qu’on se lance dans les affaires.

Prendre du temps pour soi

Les PDG peuvent être mobilisés en tout temps par les affaires de leur entreprise. Il leur revient donc de prendre du recul et de s’accorder du temps libre.

En moyenne, les 27 dirigeants étudiés par Harvard allouaient 25% de leur temps à d’autres activités que le travail, soit près de six heures par jour. Ils passaient la moitié de ce temps avec leur famille. Ils passent également quelques heures à se détendre, regardant la télé, lisant ou suivant des passe-temps en tout genre.

Ces moments libres permettent aux PDG de se ressourcer et d’assurer d’être plus ancrés dans les réalités de leurs collaborateurs.

Éviter le cercle vicieux des courriels

Les courriels se sont imposés dans le milieu des affaires comme une ressource importante et efficace. Mais ils peuvent tout de même s’avérer dangereux. En effet, ils interrompent le travail et s’ingèrent dans le temps libre. Les PDG d’entreprise sont amenés à recevoir des centaines de courriels par jour.

Les chercheurs de Harvard conseillent ainsi d’introduire des normes d’utilisation des courriels afin d’éviter de perdre des heures de travail et de se retrouver submergé par les communications électroniques.

D’autant plus que le métier de PDG repose fortement sur les rencontres en personne.

Gérer les imprévus

Les participants à l’étude de Harvard passaient en moyenne 36% de leur temps en « mode réactif », à gérer des situations nouvelles qui apparaissaient au jour le jour et qu’il faut gérer de manière prompte et efficiente.

Il est donc important pour les dirigeants d’entreprise de prévoir du temps pour cela sans trop céder à la tentation du micromanagement.

Parmi ces imprévus, certains peuvent même s’avérer déterminants pour leur rôle de leader. Les PDG doivent alors répondre aux attentes de leurs employés et des personnes concernées et être présents pour gérer les évènements. 

Développer de bonnes relations 

D’après les chercheurs, les PDG passent un quart de leur temps de travail à créer des relations solides, permettant d’installer de la confiance avec leurs employés et une coordination plus fluide.

De même, l’étude insiste sur le rôle des PDG dans la promotion des leaders de l’entreprise, une tâche importante qui ne doit pas être cédée aux seules RH.  En effet, « qui est recruté, promu ou licencié, indique ce qui est réellement valorisé par le PDG et l’entreprise ».

De même, les PDG doivent développer des bonnes relations avec les 100 gestionnaires (plus ou moins) ayant le plus de responsabilités après les hauts directeurs de la compagnie.

Cela permet de motiver ces managers dont le rôle crucial pour le volet exécutif de la firme, et également de prévoir la succession des hauts directeurs.

Se tenir au courant

Un PDG doit également se garder informé de tout développement qui a lieu dans son entreprise et dans son secteur d’activité. Ainsi, une partie importante de son temps est accordée à la collecte d’informations fiables et pertinentes.

Pour cela, chaque PDG a ses méthodes, allant des interventions directes et impromptues aux conversations collectives avec le personnel. De même, les résultats varient d’une situation à l’autre.  

Laisser place à la spontanéité

Si 75% de l’horaire des dirigeants étudiés est préparé à l’avance, les chercheurs affirment qu’il est important d’accorder du temps aux rencontres spontanées et de forger leur accessibilité auprès de leurs employés.

Cela permet notamment de construire la légitimité des PDG en montrant qu’ils répondent présents aux besoins des autres et aux évènements inattendus.

Ainsi, les dirigeants de grandes entreprises doivent absolument s’organiser afin de répondre à leurs nombreuses responsabilités.

Au final, devenir PDG n’est qu’une question de temps. 

 

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